Организација рада са документима

Рад са ХР документима има посебан утицај на квалитет функционисања административног апарата, као и формирање и рад културу запослених. Што више професионални рад је у току, успешнији делатност предузећа у целини.

Интерна процес рада сваког предузећа обухвата разне мере за припрему, подршка, пуњење, копирање, пренос пословних информација. Пракса показује да је око седамдесет процената стално запослених на проводе на овим активностима. Мора се рећи да је организација рада са документима постаје све важнији. Данас, ова активност се сматра једним од главних фактора конкурентности савременог предузећа.

Организација која ради са документима захтева посебан приступ да прима и обрађује пословних података, координацију процеса формирања и промену података. Исправан организација рада са документима смањује време за претраживање и повећава тачност, ажурност, елиминисање вишка запослених.

С обзиром на година праксе су произвели три главне врсте рада са документацијом: микед, децентрализована и централизоване.

Овај други облик укључује концентрише на структурирања низ доступних послова у вођењу једне јединице у предузећу. Тако јединица може да се дели или одељење особље, канцеларија и сл. Евиденција може направити и једна особа која је секретарица. У сваком случају, подела одговорности или запосленог ће обухватити спровођење пуне циклуса акције за обраду документације о пријему пренесе на одељење архиве. Ове активности укључују пријем, обраду пословних информација, регистрацију, чување, контролу над извођењем, слање, референтне и информационе операције, редослед пре пребацивања у архиву.

Централизована организација рада са документима који се сматрају најефикаснији, а самим тим, још боље. Ово је посебно важно у малим предузећима. Са овом методом, систематизација документације значајно смањује трошкове мера за обраду података. Поред тога, значајно побољшана организација рада запослених. У овом облику тока рада ефикаснијег радна канцеларија опреме, постигнут јединство у методологији и управљање активности које се односе на обраду документације.

Наспрам централизованог система је децентрализована шема. У том случају, његова служба за рад са документацијом генерише за сваку јединицу. У овим јединицама, сви послови се обављају самостално. Децентрализовани систем је типичан тих институција и организација које се преграђивана у различитим територијалним смислу апарата. Штавише, оперативни систем је погодан за тих предузећа, документ у коме друга специфичност (нпр постоји потреба да се обезбеди заштита информације).

Најчешћи, у међувремену, је облик мешовитог система. У овом случају, одређени део свих операција (као по правилу, за пријем и обраду послатих и примљених докумената, складиштење, копирање) врши се у централној јединици. Саставних делова предузећа у исто време врши штампање активности (стварање), наручивање, складиштење и припрема за испоруку у архиви.

Избор једне или друге кола са документацијом се врши у складу са структуром предузећа.