Класификација докумената: основни критеријуми

Да бисте лако разумели велики број докумената, посебна правила за њихову израду и обраду, различите класификације, као и одговарајуће форме и методе рада са њима.

Важно је напоменути да је класификација докумената изузетно важна, јер помаже да се истакну њихове специфичне карактеристике и омогући их најкорисније користити. То је један од најстаријих и до краја недовршених проблема, чији је развој почело тек крајем 1960-их. Већина приступа дистрибуцији документације према појединачним групама претходно се односила само на специфичне карактеристике с обзиром на област активности или одређену науку. А тек недавно је била вишеструка класификација докумената заснованих на информацијама и материјалним компонентама.

Сви документи могу се подијелити према сљедећим критеријумима:

1. Околности њиховог функционисања у простору и времену. Ми узимамо у обзир редовност објављивања (периодичне и непериодичне), време појављивања (оригинал, оригинал, копија, дупликат), место издавања (регионалне, националне или стране);

2. Информациона компонента.

• Обратити пажњу на садржај и ниво генерализације информација (примарна и секундарна документација);

• Класификација докумената обухвата димензионалност снимљених информација о величини (формату) и броју страница (запремина);

• Раздвајање у складу са начином сазнања информација (документе може да прочита особа или захтева посебну техничку опрему);

• Оваква класификација докумената укључује и карактер иконичког начина снимања информација (текстуални и нетекстуални облици);

• Методом снимања података разликују ручно писане, штампане, механичке, магнетне, фотографске, оптичке, ласерске, као и електронске документе.

3. Материјална компонента, која укључује одређене критеријуме (на примјер, носач материјала за информације , као и његов облик и дизајн).

Важно је напоменути да дистрибуција документације за поједине групе по садржају и форми омогућава ефикасније организовање рада с њим.

Треба напоменути да до данас постоји и одговарајућа класификација рачуноводствених докумената, која узима у обзир њихов садржај, место и редосљед компилације, сврху, као и начин кориштења.

Ова класификација рачуноводствених докумената обухвата следеће подјеле у облике:

• У зависности од сврхе - административне и извршне, рачуноводствене или комбиноване;

• У редосљеду компилације - примарни и резимени;

• Унутрашњи и екстерни документи;

• Према начину употребе - за једнократну употребу и акумулацију;

• У зависности од садржаја - новчани, поравнање и материјал.

Морам рећи да таква класификација садржи многе критеријуме и веома је широка, па се сваки документ истовремено односи на различите групе, али се може карактеризирати одређеним особинама и користити само у релевантној области.