Шта је електронски документ?

Ниво компјутеризације данас позива на прелазак на "без папира" за управљање канцеларија. Она се заснива на електронском документу, који за разлику од традиционалног, коју карактерише велики број нових особина и карактеристика. До сада, ниједна дефиниција овог феномена не постоји у закону ни у научном свету Русије.

Концепт "електронског документа" појавио још у 1970-их. Тако смо почели да се зове "машински читљив документа." Њихова посебност је у томе што се морају створити уз помоћ компјутерске технологије и бити погодан за компјутерску обраду. У том случају, потребно детаљи су израђени искључиво у складу са утврђеном процедуром за све документе.

Електронски документ - је предмет података, који се састоји од два обавезна дела: 1) (име, информације о аутору, време, место порекла, итд) и електронског дигиталног потписа; 2) главни део садржаја који се састоји од текста, графички и нумерички подаци обрађују као јединица.

Електронски документ ће бити потписан од стране квалификованог електронског потписа, што је еквивалентно на папиру потписаном од сопствене руке. Информације су представљене у њој у дигиталном (електронском) облику. Осетљива подаци користе рачунаре могу да преносе информације о телекомуникационим мрежама, процес - у информационим системима. Ако је потребно, документ може бити у облику дисплеју на екрану и на папиру.

Електронски документ - циклус живот електронских докумената у предузећу (организација, компанија) да их прими, променити статус (одобрена, саопштена, у, знак, затворени, итд) до отказивања архиве. Такав документ се понекад назива «ток рада», који карактерише кретање докумената као једна струја појединих радова у оквиру одређеног пословног процеса. Цео електронски систем за управљање документима има софтвер који треба да организује и одржи ту врсту животног циклуса докумената.

Електронски документ и процес рада на основу њега имају неколико предности у односу на традиционални. Они омогућавају особље организације да контролише не само своје подручје рада, већ цео процес. Користите електронски архива је много једноставније него папир. , Смањење времена за пролаз свог координације и извршења документа могу се наћи у року од неколико минута. У принципу, то је економичније од папира. Постоји доста софтвера за управљање електронском документу ( "мотив", "Е1 Еуфрата", "ДоцсВисион", "1Ц: Документ". И други).

У овом тренутку, постоји штора страних искуство регулисања односа у области електронских докумената у правном смислу. У Русији, проблем регулације ових односа није добио законске одлуке, иако су се покушаји усвајање закона (2005). Усвајање закона о овој врсти рада - један од важних праваца законске регулативе.