Формирање унутрашњих послова. Приватни бизнис запослених: документи приадок референтну рок трајања

Формирање случајева запослених је процес који је обавезан за скоро све компаније. Према правилима установљеним у Русији, сваки послодавац мора имати јединствени досије за сваког запосленог. Овај документ је у стању да карактерише подређене од свог самог пласмана. Личне ствари се налазе не само на послу, већ и на универзитету. У сваком случају, овај документ је важан. Мора се правилно формирати. Али како се ово може учинити? Када није потребно држати такву документацију? Шта се може и не може ставити у личну ствар? Није тако тешко разумети све ово како изгледа.

Дефиниција личне датотеке

Лични досије запосленог је нека врста документа у којој се чува сва документација релативног бетонског оквира. Састоји се од покривача и посебних папира везаних за подређеног.

Ова врста документације се креира од тренутка запошљавања оквира. И водите је до престанак радника. Затим се датотека пребаци у архиву ради складиштења. Овај документ не можете да обришете одређено време.

Формирање случајева је далеко од најобавезованијих процеса. У неким случајевима то можете избјећи. Али онда ће бити веома проблематично прикупити информације о одређеном подређеном. Обично се овај поступак одвија у великим организацијама. Креира се читава база података, у којој се информације приказују за сваког подређеног.

Обавезно или необавезно?

Већ је речено да није неопходно пословање запослених. Али на било ком самоспоштавном предузећу постоји таква врста документације. Када је формирање досијеа обавезно, а када не?

Законодавство није прописано прописано по овом питању. Али у пракси се испоставља да велике компаније формирају личне ствари на својим подређенима, а мале оне не. Препоручује се да се ово питање бави фирмама са великим обртом запослених.

Често организације не спроводе личне ствари ни на свим подређенима, већ само на одређеним категоријама запослених. Најчешће су:

• Лидери;
• Замјеници директора;
• Водећи стручњаци у предузећу;
• Запослени који раде са материјалним вриједностима (на примјер, благајничари);
• Људи који имају могућност раста каријере.

Препоручује се да не будете лени и да ову врсту документације водите на све подређене. Процес формирања случајева запослених није тако тешко запамтити. Овде се могу чувати само далеко од свих докумената који одражавају информације о оквиру. Које карактеристике процеса треба да се сетим? Чак и најмања кршења за послодавца не могу се испоставити на најбољи начин. Због тога морамо пажљиво проучити задатак.

Складиштење

Већ је речено да лични односи потчињених, чак и након што је особа отишла, остају у компанији. На рукама се не издају, већ се налазе у посебним архивама. Дозвољено је чак и електронско чување информација о оквирима. Али у папирној верзији случаја треба да се одржи.

Постоје нека правила која ће начелник морати да прати. Чување случаја је готово бескрајан процес. Не можете уништити ове документе 75 година од тренутка престанка радне снаге.

Из тог разлога многе компаније покушавају да се не брину о прикупљању информација о одређеним подређеним. Само мали број корпорација постоји већ више од 75 година. Често се фирме отварају и затварају, а личне датотеке остају у архиви.

Да би се поједноставило чување досијеа, измијењена су различита правила. У основи, складиштење ових докумената се дешава након сортирања по абецедном реду. Поред тога, препоручује се архивирањем по годинама. Овим приступом ће се поједноставити тражење информација о запосленима који су у одређено време пронашли запослење у предузећу.

У овој ствари постоји још једна карактеристика. Проблем је у томе што се неке личне датотеке чувају трајно у архиви компаније. И они се не уништавају ни за 10 година нити 100 година. Према овом правилу, ухваћене су досијеи шефова организације, као и послове државних службеника. Не заборавите на подређене, који имају награде, медаље и разне наслове.

Приступ

Следећи тренутак је питање приступа документацији која се налази у студији. Често у досијеу запослених постоје подаци намењени искључиво послодавцу. И не морају знати већину радника.

Често је случај шифрован, приступ њима је само из руке предузећа, као и од службеника који се бави формацијом. Једноставним подређенима није дозвољено прегледати прикупљене информације.

Послодавац гарантује повјерљивост запослених. Овакве информације се не деле у општем приступу. На захтев копије документације се доставља особљу на дан разрјешења. Компанија је одговорна подређенима за сигурност информација које су доступне у личним стварима.

Такође треба запамтити једном за свагда - фајл се не издаје подређенима под било којим изговором. Запослени немају право да узимају личне датотеке, као и да захтевају њихову екстрадицију. Само кад одете, можете тражити податке одавде. Послодавац у оквиру издаје само копије информација које се чувају у личним датотекама. Други није потребан. Ниједан подређени нема право да повуче ову документацију од преноса у другу корпорацију или са коначном суспензијом из запослења. Већ је речено да сваки послодавац чува досије за запослене већ 75 година. Овај период се може повећати у одређеним околностима.

Обавезне компоненте личних ствари

Сада мало о томе како се тачно саставља таква документација. У стварности, правила за формирање потчињених предмета нису законски успостављена. А ово питање одлучује руководство компаније. Сама сама одређује које информације треба чувати и како систематизирати евиденцију подређених. То је главни проблем читавог процеса формирања.

Међутим, без обзира на избор правила, неки подаци у било ком сценарију ће бити ускладиштени у личној датотеци. Који документи се налазе у овој документацији? То су:

• Упитници подносиоца пријаве;
• Апликације за запошљавање ;
• Налози за пружање радног места;
• Захтеви за разрешење (ако постоје);
• Налози за разрешење;
• Акти о издавању радне књиге (на захтев или уз разрешење подређеног).

Горе наведена листа је обавезна. Али са осталим информацијама могу бити одређени проблеми. На крају крајева, све информације о подређенима не могу се унети у приватно питање. Постоје одређена ограничења у вези са овим. На којим тачкама треба обратити пажњу на избјегавање жалби због нетачног формирања личних досјеа особља?

Прохибиција

Заправо, ако се заиста упустите у сва питања регистрације и формирања личне документације запослених, можете се збунити. Због тога, пре покретања архиве, требало би да запамтите само неколико карактеристика. Или боље, забране. Они су релевантни за сва предузећа, без обзира на утврђена правила. Не можете:

1. Држите привремене и сталне документе на једном месту. Требало би да постоје посебна места у досијеу радника тако да можете ставити папире које су привремено само у личном досијеу. Такође обезбеђује чување основних информација.
2. "Пропагирај" документацију. Не препоручује се чување било каквих докумената у пословима запослених са дупликатима. У једној фасцикли - једна копија.
3. Направите сувише личне информације. На пример, о вјерским увјерењима. Такве информације за послодавца се генерално сматрају сувишним. Због тога стварање случајева омогућава складиштење само документације корисне за послодавца, што одражава квалитет рада подређених.

И који конкретни документи могу бити садржани у предметним досијеима? Шта, поред горе наведених радова, у пракси се дешава у личним стварима? Да бисте избјегли грешке, можете пратити савјете за прикупљање информација за особље досијеа.

Заједничка документација

Састав личне датотеке је различит. Већ је речено да сама компанија поставља правила за одржавање ове документације. Стога је немогуће рећи тачно шта је унето у архиве. Документи који се непрекидно испуњавају већ су наведени. Међутим, како би се избјегле било какве грешке, измијењена је одређена листа хартија од вриједности примљених у складиште. Шта би требало да буде у личном фајлу? Ако искључите претходно наведене објекте, остаће (у облику копија претежно):

• Копија пасоша грађанина;
• СНИЛС подређени (копија);
• ИНН (не оригинал);
• Војна карта;
• Документ (и) о образовању;
• Фотографије (нису личне, намењене упитницима);
• Карактеристике из прошлости (ако постоје);
• Опис посла за посао;
• Аутобиографија.

Немојте заборавити да било који одговорни послодавац, ради усклађивања са радним процесима, као и да осигура сопствену сигурност, саставља различите акте. На пример, одбијање да потпише редослед разрешења. Такву документацију такође треба чувати у приватним датотекама. Резултати сертификационог рада и других налога који утичу на рад овог или оног оквира су само неколико тачака које се могу додати у досије.

Још једна битна тачка је складиштење тзв. Инвентара личне датотеке. Документ који може донијети много проблема послодавцу. То мора бити обавезно у свакој личној ствари. У противном, можете кривити руководство да су неки папири илегално везани. Лични запис је посебан документ који наводи целокупну документацију приложену у фасциклу. Налази се на самом почетку досијеа. Без инвентара, послодавац може имати проблема. Радник може бити крив за фалсификовање или крађу одређених докумената.

Формирање личног случаја - процес није толико тежак, ако је за њега правилно припремљен. Послодавац треба овде једноставно унети све важне информације о активностима запосленог. Међутим, лични подаци о особљу су забрањени. Пример је већ дат религијом. Састав породице и специфичности начина живота подређеног такође су табу.

Међутим, нека достигнућа запосленог морају се радити у личним стварима. Ово није обавезна компонента, али препоручљиво је да је не занемарите. Нарочито када је реч о стварно талентованом оквиру. Дозвољено је унос информација о примљеним наградама, називима, диплома, медаља, диплома.

Не превише

Документи у личном фајлу могу бити различити, разумљиво је. Тачну листу одређује свако предузеће по пресуди главе. Али најчешћа листа радова је већ наведена. При формирању и одржавању досијеа треба имати у виду једно мало правило. Ово је обавезна ставка, чија кршење није дозвољено. Спровођење личних ствари је одговорно занимање. То захтева посебну бригу.

Ради се о величини личних датотека. Према утврђеним правилима, може се рећи да дебљина фасцикле додељене досијеу одређеног оквира не сме бити већа од 4 центиметра. Ако је запремина већа од утврђене границе, боље је започети нови посао. И само некако обележите под хипотеком да наставите са постојећом документацијом.

У пракси, веома ретки случајеви који достижу дебљину већу од 4 центиметра. Због тога, само треба да се сетите правила и не брините да то не радите. Ако постоји оквирна документација за оквир, врши се посебна провера. Према његовим резултатима, послодавац одлучује да подијели датотеку на неколико делова.

Основни захтеви

Редослед формирања случајева је једноставан. Довољно је да се утврди која врста документације може бити смештена овдје. Затим запамтите претходно поменута ограничења. И онда се случај ствара. Први корак је да направите покривач. Довољно је купити специјалне фасцикле назване "Цасе". Обично чувају све документе одређеног оквира.

Следеће на насловној страници (у овом случају на насловној страни фолдера) пишу се лични подаци о кадру. Наиме - пуно име. Датум почетка документације је обавезан на дну. Шта би требало да буде у личном фајлу?

Прва страница је приложена инвентару. Можете га занемарити, али се не препоручује. Овај рад у великој мјери олакшава живот и уклања одређену одговорност од послодавца ради сигурности носилаца информација који се налазе у досијеу - што није наведено у попису не чува се у личном досијеу.

Након тога, фолдер садржи низ докумената који су директно повезани са подређеним. Овако се формира састав личних предмета. Препоручљиво је поставити копије или оригиналне документе пошто су примљени - прво упитник подносиоца захтева, затим захтјев за запошљавање, наређење послодавца о именовању на одређену позицију и тако даље. Предмет се завршава са налогом за разрешење и потписаним актом о пријему радне књиге.

Ово није све. Процес формирања случајева је тежак рад, иако је релативно једноставан. Постоји још једна мала ограничења која могу довести до неугодности послодавцу. Особље које спроводи информације у личној евиденцији потчињених, треба да прати број листова у фасцикли. Не би требали бити више од 250 комада. У вишку, започиње други део личне датотеке за овог или оног запосленог.

Часопис

Сада је јасно како је формирање случајева запослених у компанијама. Ово није крај процеса. Ако је предузеће одлучило да одржава ову врсту документације, мора имати посебан дневник личних датотека. Шта је то?

Ова компонента је списак свих расположивих досијеа за запослене. Овде се објављују бројеви покренутих предмета, лични (лични) подаци потчињених, датум формирања тих или других "личних мапа".

Не постоји један узорак часописа. Послодавац има право да креира такву архиву података по сопственом нахођењу. Недавно је веома чест облик електронског часописа. Добра идеја за оне који стварно не желе да раде папирологију. Најважније је да благовремено попуните релевантна поља часописа. Тада лако можете пронаћи информације за сваког запосленог без икаквих проблема.

Закључак

Од сада је јасно како се одвија формирање личне ствари. Ово је врло једноставан, али збуњујући процес, поступак за његово спровођење није утврђен у законодавству Руске Федерације. Послодавци самостално успостављају документе који ће бити ускладиштени у личним датотекама. Може се одабрати и облик заступања информација .

Препоручује се да не примењује оригиналне документе у личне датотеке - само копије у једној копији. Досије запослених ће се морати третирати са посебном пажњом - пропуштање информација које су унете у ову врсту документације може довести до проблема. На крају крајева, при прикупљању података о подређенима, како је већ поменуто, послодавац се обавезује да обезбеди потпуну повјерљивост информација. Ово правило важи за вријеме рада, као и за читав период складиштења документације након смјене оквира. То је све. Основне информације о формирању случајева кадрова су проучене у потпуности. Особине и састав овог процеса требају бити познати из сваке компаније. Неки чак покушавају то и не раде. Регистровање предмета (лично) није обавезно, али врло корисно за послодавца.