ЗаконРегулаторна Усклађеност

Захтевима архиве. Основна правила организација Архива

Архива може бити у форми посебног структурне јединице организације или да буде саставни део пословног живота. То зависи од обима постојећег документа.

Како да га организовати

Стварање архиве било који посао или организације захтева сет конкретних мера:

  1. Потребно је да изаберете одговарајући простор за чување докумената и правилно га опремити.
  2. Треба водити рачуна да се створе услови који задовољавају стандард.
  3. Неопходно је да се опремити са техничке тачке гледишта - за куповину и инсталирање неопходне опреме за архиву.
  4. Спремиште је дужан да се организује поступак за организацију архивирања свих потребних докумената.
  5. Мора бити развијен и одобрен од стране регулаторног оквира јединице.

Спровођење ових мера осигурава безбедност архивских докумената и држећи их у потребном стању.

Ко је архивар

А шта су захтеви су за раднике који ће бити ангажовани на организацији архиве и даље чување докумената? Могу се комбиновати позиције и голмана, на пример, секретара или рецепцији?

Архивар - специјалиста чији је задатак да организује архивске делатности. За сигурност докумената који су му поверени, он сноси пуну одговорност. Његов рад није могућа без доношења одређену инструкцију или чак (ако је потребно) праксу у институцији Државног архива.

Његове функције се могу пренети на друго запосленом која ради скраћено. Типично, одговорности Арцхивист се додељују појединог радника у случају када је износ депонован са документацијом је довољно велик. У великим организацијама, кадровске посебан пост за ту сврху. У овом случају, међутим, то се обично састоји опис посла којим се утврђују врсте послова поверен архивару, као и својих права и дужности.

Главна ствар - поступак

Случајеви преноси на архиви организације у складу са специјално развијеним графика. Његов цртеж мора бити договорен са шефовима сваке од одељења, који ће пренети документе и одобрени од стране архивиста. Од радних докумената у архиви нису само чувају, али и повремено користи, одреде правила њиховог издавања (по потреби) поднела пријаве у вашој организацији, као и спољним заинтересованим странама.

Испорука докумената који се прославио у неким књигама регистрације. постоје захтеви, наредбе, делује на пренос предмета на привремено коришћење трећих лица процедура за процес регистрације (између осталог то могу да обухвате тужилаштво и суд). Издатих докумената за до месец дана сопствених радника, а до три месеца - представници партијских структура.

Основна правила организација Архива

Дела архиву, као и било какву структурну јединицу на основу посебних одредби, одобрених од стране менаџмента. Запослени у томе у свом раду придржавају својих описа послова. Одредбе усвојене од стране компаније, наводе се основна правила у архиви (статус функционалне мере права и одговорности и састав потребне документације). По својим основним задацима укључују:

  1. Допуњују архиву докумената, састав који је наведен у посебном делу Правилника.
  2. Води евиденцију материјала и држати их сигурно.
  3. Да развију доступним документима проналажење помоћ.
  4. Омогућава вам да користите процедуру која се налази у архивској грађи.

Ако ваша организација има докумената који могу бити од значаја за архивске фонда Руске Федерације, а затим припремити и доставити их за трајно чување у држави складиштења је један од спољних проблема структурне јединице.

његова функционалност

Функција архива систематски потичу из својих задатака. Главни они су следећи:

  1. Одржавају листе сопствених извора стицања, односно организације или пословне јединице.
  2. Узмите их на правилан начин докумената за чување.
  3. Узети у обзир материјала и осигурати њихову потпуну сигурност.
  4. Формирање и одржавање онлајн систем за помоћ, у вези са архивских докумената.
  5. Понашање информациони менаџмент услуга и све структурне јединице организације.
  6. Организовати издавање и коришћење документације у складу са потребама појединаца и других организација, да размотри и анализира процес коришћења.
  7. Припремите изјаве и службене одговоре на грађанин тражи социјалну и правну природу.
  8. Спроводити активности на испитивању вредности документа, организују, пренос поступка у циљу трајног чувања у општинском или државном архиву (у случају када је организација једна од горе наведених извора стицања архива).
  9. Проверите исправност формирању и архивских датотека у стицању извора - како у својим структурних јединица и других организација.
  10. Да организује рад на одржавању номенклатуру пословни подухват.
  11. Обезбеди практичну и методолошку помоћ са документацијом сваке структурне поделом.
  12. Учествује у развоју архивама и документацији управљања.
  13. Да учествују у догађајима који се одржавају у циљу обуке архивисте и запослених на позицијама које се односе на управљање документима.

Где да га стави

Размотримо сада шта је ту са захтевима архиве. Најважније онога што треба узети у обзир, - да се стави у сваком случају није дозвољено у зградама старих карактера зграде дрвета зграде, која може бити сирово, не само главни простор, али таванима са подрумима, као иу зградама, има grejanje на дрва.

Ако иста структура у целини прилагођена за чување папирних докумената, затим архива нужно значило изолованој соби.

Ако ваша организација у блиској будућности планира да оснује сопствену архиву, овде имате прилику да се упознају са листом захтева који се морају размотрити у процесу припреме. Дакле, шта су основни захтеви за архиве, чија је мисија - да пажљиво и сигурно чувају сву потребну документацију?

Листа онога што је потребно да буду доступне

  1. Архива.
  2. Простор је намењен за пријем докумената, привремено складиштење и аклиматизацију.
  3. Просторија у којој ће се користити документи.
  4. Операциона сала (или собе) за запослене.

Када је простор није довољно ...

У случају када је фајл просторија простор не дозвољава могућност отмице под њим неколико просторије намењене један простор треба да буде подељен на зоне одвојени преградама. Основни услов који се мора стриктно поштовати у овом случају - изолован један од другога, чувања докумената и рад са њима.

Посебној просторији или посебно конструисан и прилагођен као зграда за складиштење докумената користи као бацкуп, је потребно да буду уклоњени из објеката који носе ризик у смислу могућности ватре. Као пример може се поменути су паркиралишта, гараже и бензинске пумпе. У непосредној близини архиву зграде или просторије не сме бити објекти који служе као извор загађења ваздуха.

У идеалном случају, датотеке увек треба ставити у посебан, одређен само за овај објекат изграђен са свим потребним правилима и прописима. Али, нажалост, реалност диктира своје услове, и у већини организација, документи чувају се у већ постојећим објектима, конвертују и адаптирана за ту сврху.

То право да говори

Упознати са регулаторним захтевима за зграде и просторије у архиви. Они су као што следи:

  1. Зграда, која би требало да има будућност складиштења је потребно да се односи на број административних. Строго је забрањено да постави архиву где постоје угоститељских услуга, хране складишта, продавнице из категорије запаљивих материја и агресивно, као и одговарајућу хемијску технологију примењује.
  2. Искључена је стављање у хладној просторији, а где не поштују хигијенске услове. На неприхватљивости зграде лошем стању архива горе наведеном.
  3. Посебно је важно да се у складу са захтевима пожара за архиве. Његова сигурност за могућу пожара - један од главних услова безбедно чување документације. У јануару 2009. године, Министарство културе Русије издао наредбу број 3 усвојену низ регулаторних услова наведених у посебним правилима заштите од пожара владе Руске Федерације и општинских архива. Када уређај прописа складишта докумената које је потребно поштовати.
  4. Дизајн зграде је да осигура немогућност поплава. Простор је потребно да има излаз за хитне случајеве. Ни у ком случају неће проћи кроз њега главну цев (водоносне или гас).

Да ли је могуће да поднесе пласман у подруму?

Не препоручује се постављање архивске складиштење у подруму, горњим спратовима или поремећајима као што су таванског простора.

У ванредним ситуацијама могу постојати изузеци од овог правила. Су примљени када су подрум сува и добро греје, опремљен механичком вентилацијом, способан да обезбеди сат или два троструког прозрачност. Арцхиве фор поткровљу или тавану могућа под условом само да одговарајућој температури и влажности.

Веома важан услов за просторије архива у вези са склопа уређаја. Дужан је да буде затворен у херметички затвореним утичнице. Каблови преносиву електричне опреме добијају гуменим изолацијом. Не би требало поставити у затвореном простору или заједничко складиштење спрат прекидача.

Изабрани без прашења и не-корозивних материјала као грађевински материјал за завршне архивске спремиште. Систем за гашење морају бити опремљени средствима неутралан, безбедним и за документе. Није дозвољено коришћење пожар у продавници, укључују пећи или плаце стране објекте.

da резимирамо

Након смањења одабраног простора у складу са свим горе наведеним захтевима за архиве, донесу коначну одлуку о подобности или неподобности за употребу. Донесе такву одлуку након провере могуће санитарне и епидемиолошке станице и државни Фире надзора. Архив може бити постављен где год је заказана тек након процедуре детаљног испитивања.

Његова сврха - да појасни пожара собу и одредити одговарајући ниво, да прегледа велику трајност структуре, јачају преклапања између спратова у обрачун потенцијалног оптерећења (опрема за архиву и тежине сачуваних докумената), проверите доступност и тренутни статус система вентилације и грејања.

У ревизији учествовали и представници организације (најчешће запослени у будуће архиве), а запослени свих релевантних служби - .. Буилдинг, пожара, безбедност, итд Резултати испитивања се огледају у припреми завршног акта.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 sr.unansea.com. Theme powered by WordPress.