Електронски документ систем за управљање (ЕДМС) да такве особине и препоруке

До пре неколико година о електронски систем за управљање документима је називају свијетлу будућност. Данас, они су у широкој употреби у приватним и јавним предузећима. Али најважније, да је потражња расте у СЕД. Шта је електронски систем за управљање документима и како се то ради, размотрити пример актуелног руског система.

предуслови

Да би боље разумели како програм: ЕДС, морате узети у обзир основне појмове и циљеве. Су кључни фактори који одређују избор једног или другог система.

Ако организација може да функционише у формалне контроле, потреба у документу бр. Са појавом пословних процеса постоји потреба за контролни механизам уз помоћ наручених докумената. Ако не учествују у трансакцијама на благовремено, они ће почети да се изгради и губи.

Алтернативно, папир носилац, посебна шема за складиштење датотека на серверу. Али ради за дуго. Са повећањем количине веће потражње за складиштење информација и синхронизацију.

Постоји дилема: да ли користити за складиштење старог папира или СЕД. Оно што је битно могу се добити преко електронског система? Побољша ефикасност организације.

економски ефекат

Оперативна ефикасност се може повећати на два начина: смањују трошкове или повећати резултате. ДМС документи могу да постигну два гола одједном. То јест, увођење система омогућава организацији да троше мање, али зарађују више.

Смањење трошкова се врши кроз смањење трошкова за папир, ВЛ време, убрзати размјену информација, промена у корпоративне културе.

Да би се проценила ефикасност од којих даје програм ЕДС, потребно је да укупну цену рада на дизајну папирних докумената. Процењује консултантске куће, такве операције заузимају 20% времена. Систем руске бирократије, потребно је и више од тога - 60% времена. Увођење СЕД смањиће се ови трошкови најмање 10 пута.

канцеларијско пословање и управљање документима

Ова два термина су повезани. Папирологија - термин који се односи на формални скуп правила за рад са документима. Неки ЕДС система може да се подеси према правилима канцеларији, али постоје ти системи на основу којих је већ формиран папирологију.

Овај документ је јединица за информације о чувању у ЕДС. Процес рада се генерише из различитих извора: другим системима, апликацијама, е-маил, али пре свега - од скениране папиру. Стога, скенери и друга опрема су саставни део СЕД. Продавнице систем сва документа која је њихова историја, предвиђа организовање покрета, носи са собом пословне процесе.

У таквој основи је одлука, наредба и редослед ЕДС. Кроз њих, и од стране менаџмента организације. Сваки документ испоручује са "Хелп". Сет поља на обрасцу зависи од врсте документа. Информациони систем се чувају у бази података за свако поље на картици.

Функције и задаци СЕД

Програм за управљање документима је дизајниран да реши ове проблеме:

• систематизација рад са документима.
• израда докумената из шаблона, складиштења регистрације;
• аутоматизација рачуноводства;
• класификација докумената.

Хајде да пажљиво испитати функцију СЕД. софтвер за управљање документима се користи за:

• Прављење картица.
• формирање текста документа;
• складиштење података у пдф или МС Ворд формату;
• Контролни корисника права приступа;
• креирање праваца;
• контролу саобраћаја документи;
• слање обавештења, подсетника;
• логгинг, референтне књиге, класификатори;
• формирање инструкција;
• Тражи и потписивање докумената;
• генерисање извештаја.

За карактеристике система широм укључују:

• даљински рад са документима;
• Користити базу података за чување података;
• истовремени рад са ЕДС;
• сигурности кроз уверења, бар кодови, и персонализоване.

Предности и мане

Прелазак на ЕДС има више предности него мана. Међутим, добро организована пројекат може да уништи све предности аутоматизације. ЕДМС циљеви имплементације треба да буде остварљиво. Предности укључују:

• централизовано структурирана чување информација;
• исти приступ стварању и обраду докумената;
• помоћу шаблона;
• тражи;
• приступ ревизије.

Недостатак је високи почетни трошкови и педантан рад на обуке корисника.

управљања документима процеси

ЕДМС електронски документ пролази кроз неколико фаза, у оквиру којег документа су додељене одређеним особинама. Обрада се врши и ручно и аутоматски. У другом случају сет:

• услови преласка фазама;
• одвајање трасе;
• обраду циклуси;
• рун суб, тајмере, процедуре обраде;
• дефинисане улоге корисника.

Врсте третмана:

• Критике документ.
• Уређивање.
• Преименовање.
• Мовинг.
• Уштеда.
• Индексирање.
• Брисање.

: ЕДС о трошковима

Фулл радни процес не може да ради без сервера лиценце, комплетан прилагођавање и обуку свих корисника. Сваки од ових елемената захтева велику новчану трошак. Осим тога, не треба заборавити о интеграцији ЕДС са другим системима, ажурирање базе података и софтвера, техничку подршку и других консултантских услуга за подршку трошкова.

Имплементација СЕД

Реализација пројекта може трајати неколико месеци. Процес зависи од количине документарног процеса и финансијских, институционалних и ресурса способности. Имплементација се врши на такав алгоритам:

• Стварање радне групе, одређивање главе;
• дефинисање циљева;
• преглед постојећих процеса документације;
• Развој техничких спецификација;
• избор ЕДС;
• закључивање споразума о спровођењу ЕДС;
• развој и усвајање прописа рада;
• провери почетну попуњавање директоријума;
• прелиминарни тест ЕДС;
• обука особља;
• тест имплементација ЕДС;
• анализа резултата операције тест;
• корекција грешке;
• пуна имплементација СЕД.

увођење грешке

Посебну пажњу треба обратити на оне процесе који захтевају присуство документа на папиру. Главни грешка - је дуплирање документа на папиру електронским путем. То компликује рад и изазива негативне ставове према аутоматизације. За реализацију двојног рада нико плаћа. Морамо да изградимо аутоматске процесе без дуплирања. Друга грешка - Неспремност особља. Најчешће, нови процеси су гледа са непријатељством. Стога, морамо објаснити запосленима зашто је уведен СЕД, тако да су намерно отишли у тренажни процес.

Документ технологија за складиштење

ЕДС електронски документ садржи и карактеристике, на којима заснива се претресају, класификацију и груписање извештаја градње. Понекад се не формира документ из шаблона, понекад - за пренос података из базе података. Атрибути су сачувани у табелама. Сама фајл се налази у фолдеру за складиштење, информације из њега - у директоријуму базе података. Приступ подацима добија само корисници ЕДМС система.

Шта је скенирање струја?

Флов обраду докумената, затим пласман узорака у фајл постићи помоћу скенера. Током процеса скенирања може аутоматски створити баркод на документа и уписа у базу података, а затим се фокусира на датом путу.

ОПЗ

Овај електронски систем за управљање документима ДМС претвара електронску слику документа у формату ЈПЕГ фотографија или текстуалном формату. Он користи посебан софтвер као самостална апликација или интегрисаног ЕСЦОМ.БПМ у СЕД. Шта је ЕСЦОМ.БПМ? Ово признање програмски документи, унели са различитим фонтовима. Треба напоменути, међутим, да су независни апликације имају више функција, па чак и препознати руком писани текст.

барцодинг

Ова технологија омогућава низ поступака за успостављање и примену графичког бар кода на документу. Јединствена баркод се генерише преко система сервера. Он предвиђа идентификацију документа, његовог брзу претрагу на основу дистрибуције и за одлагање. Приликом регистрације документ је штампан на етикети баркод који одговара идентификатор електронских картица. Он је залепљен на папиру верзију документа.

: ЕДС

Дигитални потпис омогућава да провери исправност докумената и података непроменљивости. Потписивање се врши помоћу криптографски софтвер и кључеве - сертификат. Ово последње је фајл у посебном формату који се регенерише у центру издавања дозволе. Да би се обезбедило сигурност информација треба да се чувају сертификат на паметној картици или кључни И-токен. Они су заштићени ПИН-кода. Ако је ПИН је више пута унесете погрешан, онда је сертификат се аутоматски блокира.

Фулл-тект и атрибута претрага

Атрибут претрага се обавља помоћу специјалног облика више вредности поља картице. На пример, "страном" критеријум даје податке за претрагу у поље "Пријемник" или "Сендер". Систем упоређује унете критеријуме из података у картице и смешта резултат у оним картицама, које су биле случајност. Потрага се обавља узимајући у обзир тачно или делимична подударања.

претраживање комплетног текста врши се према подацима у документу, укључујући и облике речи кроз базу података уграђене алатке, као што су МС СКЛ Сервер, Орацле. За потпуни претраге фајлове треба унети у базу података у формату документ (доц), табеле (клс), презентације, преноси.