Воркфлов у предузећу. Управљање програмски документ и евиденција

Процес рада аутоматизација је мера прибегли готово све савременог пословања. Чак и мале компаније раде са масом различитих докумената, укључујући писма, буџета, фактура, уговора и све врсте захтева. То је из тог разлога скоро свака модерна организација покушава да користите ову меру као радни процес, који се пружа на рачун потпуност и очувања података, лакоћу проналажења и складиштење разних информација, и ограничити оптимизацију времена потребног за његово усвајање.

Зашто то?

Практично сви запослени у компанији проводе доста времена покушавајући да пронађу праве информације, а статистика речито говори да је потребно око пола радног времена. Као што се дешава да морате да поново изнова уместо ре-користити документе које постоје "негде". То је стандард је ситуација у којој је оригинални текст уговора је адвокат у компјутеру, а јоурнал на хартије које прате извршење уговора извршених у рачуноводственом систему, рачуни и акти су садржани у финансијском одељењу у папирној форми, и преписка у вези вођење споразума rad је у електронске поште кутије запослених. Ова "дисперзија" информација је изузетно штетно за безбедност, интегритет и доследност, што је у таквим ситуацијама постоји стварна аутоматизација радног процеса.

Кроз увођење специјализованих информационих система решио доминантан већину проблема. На примјер, неки од система буџетирања пружа могућност да креира систем повезаних буџета, затим формирање и складиштење разних верзија ових докумената, као индикацију њиховог статуса. Тако је проблем делимично решен буџетски документ употребом таквих система.

Али не заборавите да је садашњи буџетски оквир, као и рачуноводство и ЕРП-система у огромној већини случајева раде са структурирани информацијама, односно врсту података који могу бити створена и похрањене у облику табеле. Према већини стручњака, укупна количина података сваке модерне пословне структуриран информације даје само 20%, док је остатак укључује е-маилове, текстова, разних извештаја о преговорима и састанцима, слике, итд Врло често, без спровођења студије неструктуираних информација једноставно није могуће направити нормалну контектста процене, која је већ присутна структуриране. Складиштење, сакупљање и накнадна обрада тих података је обезбеђен коришћењем таквих мера као радни процес, и за управљање садржајем информационих система предузећа.

Шта је то?

Уз помоћ електронског система за управљање документима даје организацијама свих интеракције између запослених у организацији на основу поднете документације. Опет 1Ц документ предвиђа стварање докумената, могућност њиховог преласка на организацији и одржава контролу над извођењем докумената и процеса који су описани их користе. Тако, електронски документ пружа компанија велики број предности, превођење њен рад је заправо нови ниво.

Сваки документ у овом електронском систему карактерише читав низ детаља који га карактеришу јединствено (често се назива таквих скупова картица). Картица може да садржи различите информације, укључујући и врсте документа, датум формирања и промјена, аутор, као и простор за складиштење и још много тога. У будућем систему за управљање документима ће обезбедити складиштење и проналажење тражене документације у складу са детаљима који су наведени у картици.

mogućnosti

Електронски управљање документима даје организацијама не само много предности, али и отвара многе нове могућности, што је такође важно.

централизована контрола

Без обзира на то колики је овај или онај систем предузеће за управљање документима омогућава брзу промену у облику докумената циркулише на њему. На пример, да бисте променили образац за пријаву за било који од трошкова различитих одговорности центара само да би одређене корекције у шаблону довољно да захтева, који је већ налазе у систему. Након тога, запослени који испуњавају такав захтев неће моћи да користи документацију застареле форме, пошто је апликација се попуњава и шаље кроз систем.

Пратећа документација циклус

Сваки документ који ће одустати и обрађено у сваком предузећу, неопходно пролази кроз неколико фаза наведених. На пример, када је реч о корпоративном буџета, прво је потребно да, а затим одобрити и извршити у одређено време. Након тога, различите стварне и планиране перформансе буџета предмет детаљне анализе и послати у архиву. У 1Ц документ пружа чврсту контролу над животног циклуса докумената, узимајући у обзир основне захтеве пословном окружењу, као и разне законске прописе и стандарде индустрије пословања компаније.

тимски рад

Електронски систем за управљање документима пружа много више од пуког организацији колективног рада на документима, а присутни ће бити стручњаци који су у различитим канцеларијама или чак у различитим градовима.

Систем чува довољно велики број верзије истог документа, поред директне и промене, они могу обележавати податке, односно, додати им неке коментаре и биљешке, без утицаја на основне информације, које мора да испоручи.

поверљивост

Уместо важна карактеристика ових система је да је у истом документу 1Ц се пријавити путем посебног дигиталног потписа након чега шифровање. То омогућава не само да се потврди аутентичност било које информације, али и јединствено идентификује са аутором, као и да се постигне најефикаснији сигурност за складиштење разних података, ако је потребно.

usmeravanje

Ако електронски систем за управљање документима није доступан, онда у том случају радник који учествује у стварању одређених хартија од вредности, мора нужно схватити ко је најбољи за пренос тих хартија од вредности. Електронски управљање документима у предузећу аутоматски пребацити податке праву особу.

Сама по себи, рутирање је слободан и крута. Фрее пружа могућност да документује правац апсолутно било прималаца према потреби, а крута даје најпрецизније регулацију, али у посебним случајевима деловање унапред инсталиран у системској документацији саобраћајних прописа може бити мало паузе (на пример, ако желите да пошаљете нацрт документа за преглед у неким спољним експертима).

контрола приступа

Постоји неколико опција о томе како да направе разлику између различитих сила запослених компаније у погледу управљања документацијом. Тако, напредни процес рада омогућава особи да дају пуну контролу над подаци ограничавају способност да мењају или чак дозволити само поглед или обележите било које датотеке. То у великој мери олакшава рад са различитим подацима, а то је најважније - то постаје много сигурније.

интеграција

Да би се обезбедила максимална интегритет података, који је састављен у одређеном предузећу, електронски управљање документима у предузећу предвиђа интеграцију инсталираног система са другима - финансијски, индустријски, аналитички, итд Кроз такве интеграције има модеран систем радног процеса довољно често могла користити као неку врсту везу између више врста софтвера.

Документи свих система, је логично у вези са овим информацијама, под називом контекст. То може укључивати садржај папиру или е-маилове, факсове, плаћање докумената, евиденцију о активностима, видео или аудио снимака, па чак и много других информација. Контекст документа може се додати ручно или потпуно аутоматизовати процес, у зависности од склоности и потребе менаџмента.

На пример, савремени систем аутоматизације тока рада у процесу формирања и накнадне промене у буџетима може да се користи велики број других контекстуалних информација:

• све врсте истраживања тржишта, укључујући не само по себи, већ и оне који су добијени из екстерних извора;
• Различити споразуми са колегама (купцима или добављача);
• Посебна правна и референтне документе;
• Додатна документација, која одражава само по себи било какво ограничење или претпоставке (као пример, стопа инфлације, девизног курса и друге податке);
• записници са састанака, одржаних да разговарају о било коју верзију је буџет, и укључује све врсте радника коментаре и запажања учесника у процесу (често су документација се шаље између свих запослених путем е-маила и чува одвојено од досијеа информација буџета).

Корисник који ради са буџетом, у сваком тренутку, ако је потребно, да видите било који од горе наведених докумената, као модерна технологија радни процес омогућава му да то уради без икаквих дугих претраживања.

Који системи се користе код нас?

Један од најпопуларнијих софтверских решења која се могу наћи у руским компанијама може назвати комбинација Мицрософт Оутлоок комуналних услуга са Мицрософт Екцханге Сервер. Прва примена, у принципу, постављен на скоро сваком рачунару, док је Екцханге Сервер често се узима да користи као е-маил сервер пуноправно. Упркос чињеници да компаније које још пре неког времена био је увођење електронског документа одржана, такви програми се користе само као платформа за е-пошту, након неколико централних подешавања и овај софтвер може да се користи као веома функционална аутоматизације посла за готово све организације .

У овом тренутку, руско тржиште је испуњен десетина различитих система, помоћу којих менаџмент аутоматизација документ, и слично софтвер нуди не само западни, али и домаћим програмерима. Чак и Мицрософт, поред наведених програма, нуди чак и комуналије као што су Цонтент Манагемент Сервер или СхареПоинт Портал Сервер.

Најмоћнији међу свим постојећим системима се сматра Доцументум, али углавном велике компаније користе ову аутоматизације процеса. Процес рада неких фирми на рачун аутоматизованог софтвера Лотус Нотес пакета, али многи зову га нека врста "дизајнер за програмере", као што је горе на основу његовог комплетног система је прилично тешко.

Која је разлика између Русије и западних система?

Ако говоримо о главним разликама између домаћих и страних комуналије, они су доступни у скалирање могућности. На пример, ако је систем западног програмера могу да раде у готово свим оперативним системима, то је углавном домаћи развијена само за једног од њих, и наравно, да је често Прозори. Вестерн системи су конфигурисани да користи било ДБМС. Такви Руски системи ограничења могу озбиљно омета могућност изградње цросс-платформ, интегрисана решења.

Што се тиче функционалности, главна разлика лежи у чињеници да је у документопроизводства аутоматизације Западне и радни процес спроводи неколико програма који се могу издати под једним брендом, али је циљ за разне сврхе. На пример, Доцументум нуди велики број појединачних производа, који се користе за потпуну аутоматизацију и интеграцију са ЕРП-система, подршку управљање документима дизајн и инжењеринг, итд Доминантна већина софтвера развијеног у Русији, чији је циљ решавање одређеног проблема.

Такође треба напоменути је да је главна разлика лежи у приступу обе стране на оно што је систем аутоматизација радног процеса. Вестерн системи имају за циљ да обезбеде потпуну аутоматизацију и фоллов-уп подршку кроз различите пословне процесе унутар организације, док је огромна већина домаћих програма за аутоматизацију само одређене функције.

Трошкови западних система око креће се од $ 400 до $ 1,000 за сваки посао, не рачунајући трошкове имплементације, хардвера и софтвера потребног како би се осигурало нормално електронски документ. Често само-увод кошта око пола уобичајене трошкове дозвола, јер је већина програма за аутоматизацију радног процеса спроводе различите промоције, али у неким ситуацијама је цена једног реда величине веће. Једна од најтежих је увек пројекат аутоматизације финансијске документације у вези са реализацију тих пројеката коштати око 2-3 пута већа од цене лиценци.

Домаћи софтвер продаје по цени од $ 200-600 по седишту, и поред тога узети у обзир трошкове додатних програма и разне опреме. На крају, обрачун компаративне вредности врши се на исти начин као у западним системима.

karakteristike

У огромној већини случајева као приоритетни правац аутоматизације су процеси везани за усклађивање докумената, на пример, је процес иницијалне припреме и даљем спровођењу буџета. Међутим, многи тимови су сада користе Оффице Аутоматион и процес рада, то јест, са процедурама регистарских одлазних и долазних докумената.

Увод у електронском систему није суштински разликује од увођења било каквих других аутоматизованих система, па је неопходно да се на Посебност овог пројекта.

Стварање складиштења предузећа класе

Увод документ аутоматизација у сваком случају, предвиђа одређене корпоративне спремишту у којима се чувати сву документацију. Логичке структуре складишта, развој и даља примена безбедносне политике, као и хијерархија складиштење документ захтева максималну прецизност и да се спроводи у раној фази пројекта.

Треба имати у виду да функција складиштења се може користити на почетку дизајна, тако да у раној фази може да се помера све документе од садашњих локација за складиштење у једној корпоративног спремиште. Као резултат тога, корисници могу да се упознају са неким од главних функција система, а истовремено савлада и његова примена. Убрзати адаптацију запослених за спровођење система може бити кроз употребу функција услуга, као што су упозорења на промене у документацији, појаве нових докумената, итд

Тако, потребно рада за било који модерну компанију која настоји да развије и унапреди своје пословање.