Архивски подаци организација управљања: ГОСТ, упутства, документи, правила. Смјернице за управљање архивске грађе

Архивске правила управљања евиденције садрже кључне захтеве за рад са папирима и материјала који нису укључени у текућим активностима предузећа. Они су формулисане у складу са овим регулаторним оквиром, регулаторне обраду обиму, компилације и чување информација. Кључни термини који се користе у оквиру скупа стандарда за архивске грађе управљање. Када их израде у обзир достигнућа у коришћењу технологије и напредне информационе технологије. Размислите унапреди основу архивске управљање документима.

учесталост

Смернице за архивске управљање документима се односе на владине агенције. Они су такође потребни за предузећа која се баве одређеним врстама посла. Посебно, прописи важе у делу описа, регистрације, заштите и коришћења докумената архивске фонда Руске Федерације, односи на државну имовину.

Субдивисионс оф предузећа, који раде са филмом, фонографисани видео, фотографије, мапе, науке и технологије, телеметријски информацијама, у складу са одредбама наведеним у планирању и извештавању.

Дужност и право да формирају организације у архиви за привремено складиштење докумената РФ АФ пружа основу секторског законодавства (од 1993), положај (из 1994. и 1998. године). Регулаторни оквир чине правне акте регионалног значаја. Сматра се правила не важе за документе, рад који је регулисан савезним законом № 5485-1 и Председнички декрет № 1203 од 30.11.1995 је

завршетак

То је систематски попуну документарног базе јединица предузећа. Сакупљање укључује одређивање:

1. Извори.
2. Састав материјала да се прими.

Као део ове активности се такође врши директан пренос докумената у архиви. Као извори су:

1. ентерприсе јединице.
2. Физичка лица.
3. Подређени структура.

Композиција материјала

за архивске грађе упутство за управљање је прописано да куповина се врши привремено (преко 10 година) случајеве и трајно чување. Такође, резимира информације о особљу. Случајеви у којима је рок трајања мање од 10 година, као по правилу, архива се не преносе. Они су садржани у релевантним деловима предузећа. На крају рока трајања такве ствари треба да буде уништен. Детаљи индивидуалног карактера преносе на захтев власника. Након тога, они се шаљу Државном архиву за стални садржај. Пренос ће такође бити материјали предузећа претеча и ликвидирана подређених структура.

Архивска управљања документима и номенклатура

Овлашћени радници који обављају рад са информационим предузећа материјала, направити систематски списак предмета. Он је позвао номенклатуре. На свом формирању показује рок трајања материјала. за архивске грађе Приручник за управљање прописује овлашћено поделу да надгледа и олакша пружање услуга у изради номенклатуре. Систематско листа служи као основа за формирање залиха информативног материјала сталног и привременог (до 10 година) складиштења. Номенклатура је такође велики рачуноводствени документ. Користи се за регистрацију случају привременог складиштења, укључујући у трајању од мање од 10 година. Утврђена номенклатура систематизацији може да се користи приликом израде картица датотека аката обављају.

класификација

Вођење архивске грађе управљање врши се на три врсте номенклатуре:

1. Типичан.
2. Пример.
3. Индивидуални (за одређене компаније).

Први одређује састав материјала остварени у сличним установама. Стандардна номенклатура се сматра да је регулаторни документ. Приближна систематизација одређује приближни састав информативних материјала за предузећа која су обухваћена својим деловања, што указује индекс. Има да даје препоруке карактер. Ове врсте систематизације користи у формирању индивидуалног опсега и пребачен у њу без промена.

priprema Карактеристике

Документи за архивске управе Ентерприсе Рецордс систематизоване у прописаном обрасцу у складу са номенклатуром структурних јединица. Ово последње треба да буде договорен и потписан од стране лидера.

Номенклатура предузећа врши у општој форми. Он се покреће шеф архиве или одговорно лице у, потписан од стране шефа пружања услуга или запослени овлашћен. Номенклатура мора бити одобрена од стране стручне комисије, а потом одобрена од стране директора компаније. После обављања те процедуре главе структурних подела предузећа под условом екстракт одговарајућим одељцима.

Номенклатура за наредну годину формиран у последњем кварталу текуће периода. Усклађивање се спроводи најмање 1 пут у 5 година. Ако промените структуру и функције предузећа, а нове номенклатуре.

Поступак за израду Аффаирс

Формирање назива групација акта врши у складу са номенклатуре. Архивска организација управљања документима обухвата систематизацију информација у складу са именом фолдера. Није дозвољено груписање дупликата копија и нацрте. Изузетак су високе вредности возила. Не мора да буде постављен у фасциклу папир да се врати.

Одржавање архивска евиденција врши на централизовани руковање материјала услуга информационог одредбе, а на децентрализована - обе структурних јединица, а горе поделе. Груписање се врши под непосредним надзором лица одговорних за безбедност медија за складиштење. Ако је потребно, могу бити укључени запослени у Државном архиву.

ključni захтеви

Управљање архивске грађе врши се у складу са захтевима прописа. У формирању фасцикле са носача информација треба да испуне следеће услове:

1. Материјали за привремено и трајно складиштење су посебно груписани.
2. Директоријум је укључена у једном примерку свакој од папира.
3. Директоријум би требало да буде присутна материјала за једну календарску годину. Овог правилника, међутим, постоје изузеци. Ово укључује:

• персонални досијеи, које су формиране током целог трајања одговарајућег запосленог;
• материјали и структуре изабраних одборима са њима, посланичких група, крут у периоду од сазивања;
• Папир образовне институције, погубљени и груписани у једној школској години;
• позоришне материјали, карактеришу активности сезоне;
• историје, и тако даље.

Директоријум мора бити мања од 250 листова у дебљини од не више од 4 цм.

Груписање управних аката

Архивска управљања документима захтијева систематизацију различитих врста носача информација. Ови укључујући атрибут и управних аката. Они су груписани према врсти и хронологији апликација:

1. Одредбе закона које је одобрила регулаторних аката, делују као анекси. Они су груписани заједно. Ако су одобрени одредбе, прописи, закони и посебним актима, систематизује их у појединачним случајевима.
2. Наредбе и одлуке виших структура за њихову реализацију су груписане по областима предузећа.
3. Налози који се односе на особље, систематизоване у складу са роковима чувања. Уз велике количине информативног материјала отркри- делује на различитим странама компаније, групу посебно.
4. Налози у кључним областима активности су систематизоване одвојено од дела на особља. На пример, редослед архивске управљање документима је укључена у истом фолдеру, и именовање шефа дивизије одговорног - на други.
5. Одобрени лимити, извештаји, процене, Специфициране листе, планове и тако даље. груписани одвојено од њих пројекте.
6. Локација докумената у досијеима се спроводи у редоследом којим су примљени.
7. Лица рачуни особља плата систематизоване у одвојеним фолдерима. Они су распоређени по абецедном реду.
8. Жалбе, предлози, жалбе грађана у вези активности предузећа, евиденција њиховог разматрања и имплементације су груписани одвојено од жалбе појединаца за личне ствари.
9. Систематика преписке се обично обавља у периоду календарске у хронолошком редоследу. У том случају, одговори су постављене након питања. У случају продужења преписке на одређену тему, која је почела у претходној години, документи укључени у фасцикли текућег периода. У овом случају показује индекс претходне године.

Израда носача информација прихваћени за чување

Архивска управљања документима пружа велики број захтјева за структурне јединице, радећи са папирних докумената. Израда носачи могу бити делимична или потпуна. То зависи од времена складиштења. Пуна регистрација се обавља у погледу привремених докумената (преко 10 година), а стални садржаја, као и аката о особљу. То укључује:

1. Папербацк / везиво директоријум.
2. Нумерација листова.
3. Изради паге-сведока.
4. Формирање интерног пописа ако је потребно.
5. Израда прилагођавања детаљима насловној страни. Они могу додирните назив предузећа, регистарски број мапа, екстремне датуме, и тако даље.

Материјали за привремено складиштење, укључујући у трајању од најмање 10 година, изготвен делом. Дакле, није дозвољено да изврши систематизацију хартија од вредности у фолдеру, не у листи, не бити етикете осигурање.

нијансе

Архивска управљања документима - активност у којој стручњаци пружају не само информације о безбедности носиоци, али и прилику да раде са њима уколико се укаже потреба. У том смислу, дела који чине фолдер, поднет од четири пункцијом у поклопцу картон. Они такође могу да се вежу разматра могућност читања текстова, резолуције, датуме виза у свим новинама.

У припреми за груписање свих металних спојних се уклањају. Материјали за трајну складиштење и састоји се од посебно вриједних или унформаттед дела се налазе у фолдерима ограђених три вентила са жицама или у посебним кутијама.

Када је присутан у Унцлаимед документима личне природе (радним књижицама, картице, војне картице, итд.) Су ставили у посебан омот и поднео га са остатком материјала. На крају фолдеру мора бити присутан празан лист-сведок. На почетку фасцикле сашивена образац за унутрашњу инвентар. Да би се осигурала безбедност и ред аранжмана сваког листа папира бројем арапским бројевима. Ово правило се не односи на страници, а облици сведока за инвентар. Број се ставља у оловком у горњем десном углу.

Лист-сведок

Направљен је на основу налога. Она садржи речи и бројке:

1. Број листова са бројевима.
2. Број страница унутрашњег инвентара.

Листасти-сведок такође предвиђа нумерације специфичност. Конкретно, да се утврди да ли постоји словима индекса, нестала кодове, број страница са залепљених фотографијама, велике странице формата, и тако даље. Поред тога, на листу указују на присуство штампање брошура у фолдеру, ако нису означени у главном нумерацију. Лист-сведок пре поручује компајлер. Накнадне промене у статусу и састава фасцикли треба да буду означени на њега у вези са релевантним актима. Није дозвољено да лима сведока на насловној страни једног фолдера или нето промет на последњој страници документа у њему.

интерни инвентар

Формирана је за складиштење и рачуноводственог информационог материјала времена (преко 10 година) и континуираног садржаја. Интерна инвентар као саставио за предузећа створених сорти докумената, звања чији садржај није био откривен. Формулар треба да доставе податке о серијским бројевима напада у категорији индекса, наслова, датумима и бројем стране.

За унутрашњу инвентара у прилогу збирни рекорд. То је наведено у бројкама и ријечима број докумената укључених у њој, као и број листова је формирање. Одобрава унутрашњу компајлер инвентара. Ако је именик везан или захефтао без форме, листа састављена је прикључен на унутрашњој страни предњег поклопца.

Промене у саставу материјала треба да се огледа у фолдеру "Нотес". Конкретно се односи на уклањање, замену папирних копија, укључујући и додатне документе у фасцикли. Истовремено, спусти референце на одговарајућим актима. Ако је потребно, може бити формиран нови улазак у листу резимира унутрашње инвентар, као и натпис сведоци фолдер.