Уговори за складиштење у организацији: регулаторни оквир, тајминг

уговори за складиштење повезани са одређеним проблемима. Конкретно, у неким случајевима веома тешко одредити ком типу приписују одређеној инструмент, како да га чувате, под којим условима, како да уништи и тако даље. Сви ови фактори су регулисани законом, већ због чињенице да један те исти уговор у различитим ситуацијама може захтевати различите периоде складиштења, често имају све врсте проблема, нејасноћа, и тако даље. Разумети је све то потребно, мада то може бити незгодно. Треба схватити да у случају не законским прописима у областима као што су уговори за складиштење у архиви, управљања документима може бити само неефикасни, али и опасно у смислу могуће казне или казне.

Зашто стално?

Уговор ће у сваком тренутку бити доступан не само у време својих поступака, али и касније. Можда ће бити потребно неке информације, које се огледа у тим документима, неке податке који ће захтијевати управљање, и тако даље. Многи спорови, који се обично састоје у томе да једна или друга страна лошег вере прилагођена да испуни своје обавезе може решити помоћу споразум као ван суда и формално на суду. Такође, треба узети у обзир и могућност обављања ревизије одређених периода, који ће се реализовати од стране надзорних органа државне. Они такође могу затражити документацију за одређени период, а ако уговори за складиштење у организацији, израз њиховог уништавања, и друге сличне функције обављају неправилно, може бити предмет веома тешким казнама. Наравно, прва ствар би била да кривити руководство, али након што је стабилизована ситуација, главни нужно запамтити ко је крив, он је имао проблема из ведра неба. То је уговор и било који други документи се строго предвиђеном року. Многе компаније углавном воле да редовно проширити архиву, и ништа уопште да униште како би се избегло могуће проблеме, него да се направи грешку и онда грабуље последице.

законодавство

уговори за складиштење у организацији Закон описује сасвим јасно, ако не узима у обзир чињеницу да није увек могуће исправно проценити овај или онај документ. У принципу, уговори директно са посебним законом није, они су наведени у општој листи стандардних архивских докумената (или управљање архивских докумената), који се формирају у процесу функционисања организација, владиних агенција, локалне власти и тако даље. Обе опције наводи и са руководством и са уобичајеним документима, одобрених од стране Министарства културе и масовних комуникација Руске Федерације. Она која се односи на административних докумената, има број 558 од 25.08.2010 године, а други тип - № 1182 од 31.07.2007 године. У противном, та документа се препоручује, али је најбоље да се изолује процес учења за себе баш те папире, који се користе у одређеној институцији и односе се на одређену зону одговорности. Спискови превише информација да се сећа свега, али ако утврди шта документација за шта важи и колико се чувају, вероватно, уговори за складиштење ће бити много једноставнији и лакши. У многим случајевима, сви користе папир покрива 3-4 бодова, да студирају у детаље да није тако тешко.

различити типови

Он користи два основна система споразума раздвајања за њихово очување. Дакле, најмањи заједнички систем је да се веже за рок трајања. Издвајају краткорочне, дугорочне и трајно складиштење. Прва опција укључује уговор за период до 10 година. Други - више од 10 година. Стални се најчешће користи само када уништи документ не може бити уопште. Овај систем није баш згодно. уговори за складиштење у архиви, који термини су дефинисани на овај начин, често доводи до забуне и грешке него заправо помаже да се стави процес вођења евиденције. Јер је заједнички систем је да се веже за врсту уговора. Већина предузећа долазе у три главне сорте: профил, домаћинства и рада. Први и други углавном су слични, а они су обично чувају само за пет година. Подразумева се да испод профила односи се на све уговоре и сва документа у директној вези са главним областима деловања организације. Треће, тип уговора о раду, у многим случајевима, такође чува само 5 година, али у одређеним ситуацијама, овај период може значајно повећати. На пример, ако нема рачуна, онда такав уговор би требало да се чувају за чак 75 година, што није баш згодно. У ствари, ако не нарочито иду у овај проблем, она може бити произвољно ограничити рок трајања 5 година и заборавити на проблем. Али у таквој ситуацији вероватно пропустити неке од фактора који могу повећати период током којег уговори за складиштење ове величине треба да буде обавезно, а то је када можете бити сигурни казне или друге проблеме, који покушава да избегне нормална особа.

Пребаци се на архиву

Процедура за пренос уговора депозита у архиви, условима од којих је већ истекао, може да се разликује у зависности од друштва. У неким случајевима, радници једноставно повежете документ једни другима и стављен у мрачном углу, који се сматра архива. Али од друге компаније цео процес може бити јасно описан у стандардном документацијом, представиће особа одговорна за датотеку, или чак посебна правила номенклатуре за подношење, пријавите и тако даље. Обе опције могу бити удобно, у зависности од многих фактора. На пример, прва опција је погодна мала фирма са скромним прометом. Ту неће бити толико докумената, које можете увек лако наћи у истом мрачном углу. Али други, рекао је ситуација озбиљна погодна за корпорације, који чине велики број запослених, и једноставно морају некако није удавио у документу. Опште правило, што је различита уговора за складиштење у организацији било ком облику власништва, је време преноса у архиву. Као по правилу, особље су обавезни да пошаљу документе до одређеног периода, без обзира на то када су у ствари је нестало време корака. И обично, као и архивирање јавља на почетку године. То је, чак и ако је уговор завршен у фебруару, и даље ће морати да сачека следећу годину да га стави у складиште.

разарање

Као што је већ поменуто, само зато што не може уништити споразум. Прво треба да се уверите да је заиста био прави тренутак. Тек тада можемо уништити овај документ. Али ове акције често може бити опасно његове последице, због чега је већина запослених воле да их се само са руководством санкција. То изгледа овако: запослени прикупљају узорак свом документацијом која је већ од периода или долази до краја. уговори за складиштење у фабрици, пожељно је да се гради, тако да ова процедура узорковања није требало дуго времена. Затим, на основу списка добијеног, направљених извештаја о управљању, документ је потписан, поднета, а тек онда, кад се све ово заврши, почиње процес уништавања директних уговора и других сличних хартија од вредности. уговори за складиштење у архиви на редовној основи - није најбоље решење, посебно зато што су неке компаније чак успети да направи мало, дајући им до рециклаже и тако даље.

ПРИМЕР снимање и систем за складиштење

Да би боље разумели све функције и главне тачке активности може довести у релативно једноставном пример радног процеса складиштења у организацији документације. Дакле, постоји члан особља, обично неко из рачуноводства особља, која је одговорна за складиштење уговора са извођачима радова, или било које друге сличне хартије од вредности. Она има посебан фолдер где бораве до чина. Чим уговор је затворен, он је пребачен на другу фасциклу. То ће бити згодно да има посебан регистар у електронској форми, где се ти документи наведени у циљу, што указује период складиштења. Али прво, овај период треба дефинисати. Најбоље је да води фасциклу за сва одељења, који на овај или онај начин у вези са уговором, да би се боље разумели њихову суштину. Са искуством ће потреба за такву акцију нестати. Затим, када сасвим јасно шта он представља свака од документима овереним конкретан термин складиштење. У неким случајевима то ће бити згодно да прецизира уговор и датум затварања, приплиусовиваиа њени 5 година (или више) да одредимо тачно када се папир може бити уништена. У ствари, чак и на почетку организације поступка издавања није било изузетно тешко, али након дужег коришћења она ће и даље бити све више и више поједностављен. Када уговори за складиштење у организацији, која је већ одобрио уништавање живота, ће бити стандардизован, цео процес ће ићи у минути. А онда је дошао годину када може да уништи одређена документа. Они су уклоњени из фасцикле, Проверио за евентуалне грешке и, заједно са листом ових радова, који се подноси супервизора. Он је, заузврат, требало би да поново провери да ли све како је наведено у листи, јер ће остати шеф крив у случају проблема. Ако је све у реду, глава је потписао дозволу да уништи и то је место где свако долази као своју интелигенцију. Неко само сузе и баца. Други користе шредер. Други седе на смеће, спали и тако даље.

Када је период задржавања почиње

Ово је веома важно питање, јер поставља много грешака са њим. уговори за складиштење у предузећу Белорусије и Руске Федерације у овом случају, исто, и почиње у тренутку када је нова година почиње, у којој је конкретан документ више не важи. На пример, постоји уговор, који је завршио у 15. јула, 2010. Неопходно је да се задржи на 5 година, али се не може уништити 15. јула 2015. године, а почетком 2016. године. То јест, у извештају је на 01.01.2011, а не од седмог месеца претходне године. Обично, како би се свела на минимум шансе за грешке, додају у року 1 године раније дефинисане. И тек након што је прошло, процес разарања почиње.

складиштење Карактеристике

У принципу, постоје специфичне препоруке о томе како треба да изгледа и ради у архиву. У идеалном случају, складиштење уговора одговорношћу, исплате извођачима, уговора о раду и сличним таквим документација треба да буде у проветреном и сувом месту. Осим тога, ови радови се налазе на полицама (отвореним или затвореним). Ако они припадају строгих форми извештавања и докумената означених "пословна тајна", требало би да буде садашњи специјални сефова. У принципу, нико не проверава ове тачке, јер је то препорука је приметити да је најпрофитабилније предузеће. Суштина је веома једноставна: ако не кажњава за систем за складиштење самог, то је због недостатка хартија од вредности, које се морају често кажњени. И ако постоји поплава, или документи ће бити уништен у било који други сличан начин, кривица за ово је само посебна компанија.

Одговорност и извођачи

Примарна и примарна одговорност свих који улази у уговоре за складиштење треба да буде на челу организације. То је он био тај који је у присуству проблема ће бити одговоран за стање и да пате од свих могућих проблема. Даље, након након њега, то је обично главни књиговођа, адвокат и запослени који је одговоран за очување докумената. Али обично, сва та лица, казниће се већ главе до износа грешке почињене од њих. У ствари, већина релативно мале организације за уговоре мониторинг система лежи у рачуноводственом одељењу. И у овом главном одељење рачуноводства или именовати своје, или као општи глас, специфична особа задужена. У неким случајевима, особа која прима мало повећање плата, које би требало да надокнади додатним обима посла, али чешће, последња тачка једноставно игноришу, наглашавајући недостатак средстава или других сличних фактора. У више ретким случајевима, бити одговоран за чување докумената у целини, а посебно уговора, делује адвоката. Али то није баш згодно, јер та особа може бити одговоран само за уговор, а остатак радова је користио да зна само површно. Више одговара када постоји једна особа која се бави овим питањем. То ће бити веома прецизан и не почини ситни гадне бубе као ово може бити и друге запослене.

резултат

уговори за складиштење у организацији врши се на основу потпуно у складу са свим одредбама закона. То је предуслов, који може да се свим проблемима у предузећу. У том случају, мале нијансе, интерни прописи, регистри и пратећа документација могу се разликовати од фирме до фирме. Главни одговорно лице се сматра шеф, али он може поверити овај тренутак друга особа. Ово ће олакшати рад менаџмента, али га не уклоните из дубине одговорност за евентуалне грешке. То је радник који се верује да ради са архивских докумената, требало би да буде као одговоран и јасно разумеју своје дужности у замену за прави новац, него вербалне захвалности, како то обично бива са повећањем оптерећења без свог компензације са додатним средствима за исплату.